Non iniziare un nuovo progetto prima di aver fatto queste cose

Non iniziare un nuovo progetto prima di aver fatto queste cose

Oppure: quello che ho imparato a chiedere e a prendere in considerazione PRIMA di iniziare a lavorare sul progetto di un mio cliente.

Ricevi un contatto da un cliente. Ti ha inviato un'email in merito alla realizzazione di un sito web per la sua attività, dicendo qualcosa molto simile a questo:

Ciao! Vorrei costruire un nuovo sito. È sui cani. Deve avere una pagina di contatto e magari un negozio così la gente può comprare le cose direttamente dal sito. Oh, ho anche bisogno di tante foto di cani sorridenti e felici. Quanto può costare? Può essere pronto in tre settimane? Non ho bisogno di qualcosa di speciale o complesso, solo un semplice sito che le persone possono condividere su Facebook e questo genere di cose. E voglio essere in cima ai risultati di Google quando una persona cerca "cani". Puoi farlo?

Personalmente, ricevo email come questa quasi quotidianamente. Se lavori nel web marketing, sono sicuro che anche a te è capitata una richiesta del genere almeno una volta nella vita. La domanda è: cosa fare? Questa email è sufficiente per metterci nelle condizioni di rispondere correttamente a questo potenziale cliente? Se no, perché? Che altro abbiamo bisogno di sapere?

In definitiva: che cosa possiamo fare per ottenere questo lavoro?

Da piccolo facevo un sacco di domande, anche se non capivo le risposte (mio zio mi chiamava "l'avvocato"). Oggi sono cresciuto, ma faccio ancora tante domande. Solo che questa volta non c'è bisogno di preoccuparsi, queste domande hanno una risposta e sono utili per migliorare il nostro lavoro.

Rispondere subito a questo tipo di email con un preventivo o anche una generica indicazione sui costi può avere diversi rischi:

1. Potresti finire con il chiedere meno soldi del dovuto per questo tipo di progetto
2. Potresti dover lavorare più del previsto su un progetto che avrebbe dovuto prendere meno tempo
3. Potresti dover lavorare su un progetto che, in realtà, va oltre le tue capacità e risorse, e quindi non sarai in grado di fornire i risultati attesi
4. Potresti dover lavorare con un "cattivo cliente"
5. Potresti essere percepito come poco professionale
6. Potresti non ottenere il lavoro (questa possibilità esiste sempre, ma in questo caso il rischio aumenta)

Tutto questo è accaduto a me, naturalmente, fino a quando ho imparato. Ho capito che, al fine di evitare questi rischi, avevo bisogno di conoscere personalmente questo cliente in un incontro in cui saremmo stati in grado di parlare a fondo del suo progetto, e informarlo sul mio metodo di lavoro.

Pertanto, il mio obiettivo principale per questa prima risposta email (o telefonata) è quello di organizzare un incontro.

Questo è ciò che ho iniziato a fare: rispondo sempre a questo tipo di email raccontando un po' come funziona il mio lavoro: le mie procedure, cosa posso fare, perché affidarmi lo sviluppo di questo progetto, ciò che il cliente deve e può aspettarsi. È un'ottima procedura per cercare di soddisfare le aspettative fin dall'inizio, ed è anche una grande strategia per "filtrare" i clienti.

Di solito questa parte è davvero breve, spesso non più di un paragrafo. Comincio l'email dicendo al cliente che il suo progetto sembra davvero interessante (ma solo se lo è veramente!) e chiudo chiedendogli in un incontro ("mi piacerebbe conoscerla/incontrarla di persona") in modo che possiamo sederci e chiacchierare in modo più approfondito del suo progetto.

Perché questo incontro è così importante?

Quell'incontro ha due obiettivi principali.

Il primo: cercare di chiudere l'accordo con il nuovo potenziale cliente, e per farlo c'è necessità di ascoltare il cliente.

Non posso dirti quanto sia importante lasciare che sia il cliente a parlare. Non solo sul progetto: lo lasciò parlare della sua vita, come ha fatto ad arrivare a quello che sta facendo in questo momento, perché lo fa, quali sono i suoi successi, i suoi ostacoli, i suoi sogni, le sue frustrazioni.

Il modo più efficace per ottenere l'attenzione della gente è quello di dare loro la tua. Quando si ascolta veramente a qualcuno - quando gli offri la tua attenzione indivisa, riassumendo i punti principali per assicurargli che stai seguendo il discorso, ponendo domande curiose per saperne di più - si sta dimostrando apertura e rispetto in modo potente. La maggior parte delle persone vuole ascoltare l'opinione di qualcuno che sembra interessato a loro.
Erika Andersen, Forbes Magazine

Metti a suo agio il tuo potenziale cliente. Fagli sentire che sei già coinvolto con lui e il suo progetto.

Le persone hanno così tanto bisogno di essere ascoltate, che difficilmente perdono l'opportunità di affidare il proprio progetto a qualcuno che è stato in grado di ascoltarle. Ma devi ascoltare sinceramente, non agire come se lo stessi facendo! In questo modo costruirai un rapporto migliore con i tuoi clienti e ciò ti permetterà di lavorare meglio.

Il secondo obiettivo di questo incontro è ottenere le informazioni necessarie, il più esaustive possibile, per sapere poi come quotare correttamente il progetto e preparare tempi e risorse per quello che viene richiesto. Allo stesso tempo, prenditi il tempo di chiarire le cose per il cliente e assicurati che capisca come funziona il processo di sviluppo di un sito web: come si lavora, con quali strumenti e tempi, cosa succede dopo che il progetto è sviluppato.

Dopo quel primo incontro riusciremo ad ottenere (o cercheremo di ottenere quanto più possibile):

- Un panorama più chiaro del progetto e del cliente che lo ha richiesto 
- Un'indicazione del tempo e delle risorse di cui avremo bisogno
- Una struttura di progetto concreto (che includa una struttura di contenuti), con gli obiettivi e i limiti per poter ottimizzare il budget

Se lavori con clienti che non vivono vicino, puoi pianificare la riunione anche su Skype o Hangouts. Ma è essenziale trovare un modo per soddisfare il cliente e parlare con lui prima di iniziare qualsiasi progetto.

Quali informazioni fondamentali dobbiamo ottenere dal cliente al nostro primo incontro? 

Cosa chiedere, come chiedere e perché chiedere.

1. Attività

Come web designer si incontrano infiniti campi di lavoro e di attività. Ho fatto siti web per artisti, per piccole aziende, per negozi di abbigliamento, per società sportive, per organizzazioni senza scopo di lucro, e così via.

Quindi, come possiamo conoscere ognuno di questi campi? Non possiamo. Se siamo abbastanza curiosi o possediamo un'ampia e diversificata conoscenza globale possiamo conoscere alcuni di questi campi, ma ci saranno sempre quelli di cui non sappiamo nulla. Questo è ciò che dobbiamo imparare.

Per il sito che stiamo costruendo, in modo da riflettere l'identità del progetto, è obbligatorio prima capirla. Quindi non aver paura di fare tutte le domande che ritieni utili a chiarire quello che fa il cliente, qual è il suo lavoro e come si presenta, quali sono i suoi punti di forza e di debolezza, qual è la sua storia e come si immagina il futuro.

In breve, le domande su questo argomento possono includere: attività, prodotti, servizi, storia, missione, visione, contesto di mercato, concorrenti.

2. Destinatari

Per me questo è sempre il pezzo più importante di informazioni che abbiamo bisogno di ottenere. Poiché la comunicazione avviene in due parti, c'è sempre una persona dall'altra parte. E i siti che creiamo sono destinati ad altre persone ancora.

Non si crea un sito web solo per dare un indirizzo online ad un progetto. Lo si costruisce perché vogliamo ottenere qualcosa dall'interazione che avviene tra il sito e le persone.

Per questo abbiamo bisogno di conoscere veramente le persone che saranno in contatto con il nostro sito. Una buona idea è quella di costruire un profilo dettagliato (o profili, se ce n'è più di uno) del pubblico del nostro sito, prendendo in considerazione diversi tipi di variabili.

Domande da porre a questo punto:

- Chi è il pubblico di questo sito?
- Perché le persone arrivano a questo sito?
- Chi stiamo cercando di attirare?
- Geografia, dettagli demografici e socio-economici.
- Come si intende parlare con loro?
- Quali sono le loro aspettative?
- Cosa sono le loro difficoltà?
- Come può risolvere un loro problema?
- Come si raggiungono le informazioni?

So che procedere in questo tipo di ricerca è complicato quando i tempi e le risorse sono limitati. Ma se si riesce ad ottenere qualche risposta ad alcune di queste domande, non solo il tuo lavoro sarà molto più facile, ma anche il progetto avrà più successo. E questo è qualcosa che il tuo cliente vuole e, pertanto, lo vuoi anche tu. 

3. Obiettivi

Perché questo progetto ha bisogno di un sito web? Che cosa si suppone di ottenere?

Gli obiettivi risponderanno a queste domande. La strategia dell'intero progetto dipenderà dagli obiettivi che sono stai fissati all'inizio del processo.

Gli obiettivi servono per guidare il progetto e per assicurarsi che tutte le persone coinvolte stiano lavorando per lo stesso scopo. Inoltre, aiutano a capire (e molte volte spiegano al cliente) ciò che è rilevante per il progetto e ciò che non lo è. Se ci aiuta a raggiungere l'obiettivo, ok; se non lo fa, viene eliminato.

Quando ti siedi a scrivere gli obiettivi per un progetto, tieni a mente 3 punti essenziali:

1. Gli obiettivi devono essere chiari, concreti, realizzabili, attraenti e misurabili.
2. Si possono avere grandi obiettivi generali e obiettivi più specifici.
3. Di solito iniziano con un verbo.

Qualche esempio:

- Vendere i nostri prodotti
- Coinvolgere la comunità
- Pubblicizzare i nostri servizi 
- Generazione donazioni 
- Costruire un database di e-mail 
- Aiutare le persone

4. Struttura dei contenuti

In un mondo ideale il contenuto di un sito web deve essere creato nella prima fase di progettazione (quindi i progettisti possono progettare sulla base del contenuto e non viceversa), ma purtroppo nel mondo reale questo non sempre accade.

Non sto parlando di avere i testi e le immagini pronte. In questa fase abbiamo bisogno di capire grosso modo la struttura del sito, in modo da poter anticipare quello di cui avremo bisogno in termini di contenuti, risorse e tempo. Sarà anche utile per chiarire al cliente che tipo di sito sta per ottenere, così che sarà preparato a lavorare sul materiale che dovrà fornire.

La struttura dei contenuti deve, ovviamente, rispondere agli obiettivi menzionati. È importante elencare tutte le sezioni e sottosezioni del sito, compresi i commenti o caratteristiche specifiche incluse.

Un esempio:

- HOME
- ABOUT
     ° Mission
     ° Storia
     ° Team
     ° Uffici
- SERVIZI
     ° Servizio uno
     ° Servizio due
     ° Servizio tre
- BLOG
     ° Vista generale
     ° Articoli divisi in sezioni
     ° Vista singolo autore

e così via...

Si può presentare la struttura in forma di lista o sotto forma di un albero (la struttura ad albero permette di visualizzare in modo più chiaro la gerarchia e le connessioni tra ogni sezione e sottosezione).

Riassumendo: cosa fare prima di sviluppare un progetto

Ogni sito web è diverso. Ognuno ha le proprie esigenze, i propri obiettivi e problemi e, ancor più importante, il proprio pubblico di riferimento. È fondamentale conoscere il più possibile il progetto che stiamo sviluppando, in modo da poter progettare una soluzione che risponda alle esigenze e aspettative di questo specifico progetto.

In questo senso, è altamente consigliato incontrare la persona che c'è dietro, ossia il cliente. I clienti amano essere ascoltati (l'ho detto già?). È nostro compito fare e giuste domande in modo da poter costruire la migliore proposta possibile. Informazioni esaustive ci guidano ad una strategia migliore. E una migliore strategia ci porterà ad processo di costruzione facilitato, con risultati migliori.

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La storia (vera) di un sito web creato da una nota...

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